Два вопроса, на которых чаще всего теряются деньги проката: какой договор подписан с этим клиентом и сколько он на самом деле должен. Оба решаются тем, что документы и платежи живут рядом с арендой, а не в отдельной папке и отдельном файле.
Шаблон заводится один раз и подставляет данные аренды, клиента и юрлица. Договор перестаёт быть файлом в Word, который каждый сотрудник правит по-своему и однажды забывает поменять реквизиты.
Готовый документ сохраняется рядом с арендой — его видно и через полгода, когда клиент придёт со своей версией событий. Печатные формы выгружаются в PDF.
Прокат нередко работает от разных юрлиц: одно на аренду, другое на продажу. Документы выставляются от того, от чьего имени идёт сделка, а реквизиты хранятся в системе, а не в голове бухгалтера.
Платёж привязан к аренде и клиенту. Залог фиксируется при выдаче и закрывается при возврате — полностью либо частично, если удержана доплата. Долг считается автоматически и виден в карточке клиента, а не выводится в конце месяца сведением таблиц.
Кассовые операции разделены по филиалам, поэтому вопрос «сколько денег в кассе на Ленина» имеет ответ, а не оценку.
Клиент может оплатить аренду картой по ссылке или счёту — деньги идут напрямую на счёт проката, платформа их не удерживает. После оплаты аренда сама отмечается оплаченной.
Организация подключает собственный магазин платёжного сервиса. Отмены платежа через интерфейс нет — это ограничение самого сервиса, и честнее сказать о нём заранее, чем обнаружить в неподходящий момент.
Выручка по дням, филиалам и сотрудникам. Задолженность. Загрузка техники — что приносит деньги, а что стоит без дела и занимает место. Выгрузка в Excel для тех случаев, когда нужно посчитать что-то своё.
Отчёты считаются по данным системы: то, что ведётся мимо неё, в них не попадёт. Это очевидно, но именно на этом строятся все разговоры «а у меня цифры не сходятся».
Поступления по расчётному счёту сопоставляются с арендами и счетами: видно, что оплачено, что оплачено частично и что висит без оплаты вторую неделю. Это та работа, которую обычно делают в конце месяца выгрузкой из банка в таблицу — и делают долго.
Закрывающие документы формируются из тех же данных, что и договор: реквизиты, суммы и позиции не переписываются руками, а значит не расходятся между актом и счётом.
Финансовая картина сети и касса одной точки — разные вещи, и права ролей это различают. Кассир оформляет выдачи и принимает деньги, но не видит выручку сети; управляющий филиала видит свою точку; владелец — всё. Ограничение здесь не про недоверие, а про то, что лишние цифры мешают работать и однажды утекают вместе с уволившимся сотрудником.
Договор и акт нужны не «для порядка», а ровно в двух ситуациях: когда технику вернули сломанной и когда её не вернули вовсе. В обеих выясняется, что подписано, кем и на каких условиях. Если договор печатался из чужого файла с прошлогодними реквизитами, разговор идёт тяжело.
Поэтому документы формируются из данных системы, хранятся вместе с арендой и не зависят от того, у кого на компьютере лежала правильная версия шаблона. Печать при этом остаётся обычной: лист бумаги и подпись клиента никуда не делись.
Да, шаблоны настраивает организация. Поля аренды, клиента и юрлица подставляются автоматически.
Да, счёт выставляется от нужного юрлица, а оплата отражается в системе как обычный платёж по аренде.
Да, кассовые операции привязаны к сотруднику и филиалу.
По правилам тарификации вашей организации: пока техника не возвращена, долг продолжает расти.