Учёт «по количеству» работает ровно до первой поломки и первого спора. Как только техника начинает ломаться, теряться и уезжать между точками, нужен учёт по экземплярам — иначе никто не скажет, какой именно самокат третий раз возвращается с погнутым рулём.
Позиция каталога — это то, что видит клиент: «электросамокат такой-то, 600 рублей в час». Экземпляр — конкретная железка с инвентарным номером, своей историей выдач, ремонтов и перемещений. Клиенту показывается позиция, работает система с экземплярами.
Разделение решает практическую задачу: доступность считается по экземплярам, а цена и описание живут у позиции. Поэтому «свободно три из восьми» — это не оценка, а факт, и он же попадает на сайт компании и в ответ интеграции.
Единица в ремонте не выдаётся — это обеспечивается статусом, а не памятью сотрудника, который «вроде помнил». Списанная техника уходит из оборота, но её история остаётся: сколько заработала, сколько стоила в обслуживании, когда выбыла.
Статусов «утерян» и «заблокирован» в системе нет намеренно. Выбытие — это списание с причиной, а не отдельная жизнь единицы в подвешенном состоянии: набор состояний, которые ничего не решают, только запутывает сотрудника в момент выбора.
Каждое перемещение — выдача, возврат, отправка в ремонт, переезд между филиалами — попадает в журнал. Вопрос «куда делся отбойный молоток» перестаёт быть расследованием: видно, кто последний с ним работал и где он числится сейчас.
Для сети из нескольких точек это ещё и способ выравнивать загрузку: видно, что на одной точке техника простаивает, а на другой её не хватает.
Фото и описание позиции нужны не только клиенту на сайте. Они же помогают сотруднику не перепутать похожие модели при выдаче и служат доказательством состояния при возврате.
Каталог заполняется один раз и дальше используется везде: в аренде, на сайте компании, в ответе интеграции, в документах.
Каталог и клиентов можно загрузить из Excel. Загрузка проверяет данные до записи и показывает ошибки построчно: не «файл не подошёл», а «в строке 47 цена не число». Повторная загрузка не создаёт дублей.
Обычно запуск занимает день: утром загрузили каталог, днём завели филиалы и сотрудников, вечером выдали первую аренду. Дольше всего идёт не техническая часть, а решение, как назвать позиции — и это решение всё равно пришлось бы принять.
Сверка «что числится» и «что лежит» в проката нужна не раз в год, а после каждого сезона: техника уезжает, возвращается, чинится, переезжает между точками. Когда каждая единица имеет номер и статус, сверка превращается в обход по списку, а не в восстановление картины по памяти двух сотрудников.
Расхождения при этом видны предметно: не «не хватает трёх», а «этих трёх последний раз выдавали в июле, вернули по документам, физически нет». Дальше уже понятно, с кем разговаривать.
Позиции, фотографии и цены, заведённые для учёта, используются и на сайте компании: цена на витрине не расходится с ценой в системе, потому что источник один. То же самое отдаётся интеграциям — своему приложению, агрегатору, сайту на стороне.
Нет. Если техника взаимозаменяема и вы не следите за конкретными экземплярами, достаточно позиции с количеством. Экземпляры нужны там, где важна история конкретной железки.
Да, перемещение фиксируется и остаётся в журнале движений. Единица числится там, куда её перевели, и выдаётся с той точки.
Она сохраняется. Списание убирает единицу из оборота, но не стирает то, что с ней происходило.
Да, у позиции есть природа: услуга проката или товар. Товар списывается со склада при продаже, услуга — нет.