Почти каждый прокат что-то продаёт: шлемы и перчатки, масло и леску, крепёж и расходники. Обычно это ведётся отдельно — в тетради, в кассовой программе или никак. И именно эта «мелочь» портит выручку и остатки.
Позиция каталога — либо услуга проката, либо товар. Разница не формальная: товар списывается со склада при продаже, услуга — нет. Поэтому остаток шлемов уменьшается, когда шлем продали, а не когда кто-то вспомнил пересчитать коробку.
Одна и та же вещь может быть и тем и другим: велосипед сдаётся в аренду и продаётся, когда его пора обновлять. Это разные позиции с разной природой, а не одна запись с двумя смыслами.
Выручка от продаж попадает в те же отчёты, что и аренда: по дням, филиалам, сотрудникам. Владелец видит настоящую картину, а не «аренду в системе и продажи где-то ещё».
Это меняет и решения. Когда видно, что на расходниках прокат зарабатывает четверть выручки, разговор о закупке и наценке становится предметным.
Товарный склад показывает, сколько чего осталось, и не даёт продать то, чего нет. Для сезонного бизнеса это важнее, чем кажется: кончившиеся в июле перчатки — это не «неудобство», а несостоявшиеся продажи каждый день до следующей закупки.
Движения товаров попадают в тот же журнал, что и перемещения техники, поэтому вопрос «куда делись двадцать тросов» имеет ответ.
Продажа оформляется документом от нужного юрлица — того же, от чьего имени вы работаете с этим клиентом. Если продажа идёт вместе с арендой, клиент получает понятный комплект бумаг, а не две несвязанные пачки.
Продажа товаров — отдельный переключатель в настройках организации. Прокату, который ничего не продаёт, лишний раздел в меню не нужен, и он его не увидит.
При включении товарные позиции заводятся отдельно от услуг проката. Существующий каталог не превращается в товары сам — это было бы решением за вас, а последствия у него денежные: списание остатков.
Кассовая программа умеет продавать, но ничего не знает про аренды, залоги и просрочку. Прокат, который свёл продажи в кассе, а аренды в учёте, каждый месяц сводит два отчёта вручную и каждый месяц находит расхождение.
Здесь продажи и аренды — части одного учёта, у одного клиента, в одном наборе отчётов. Отдельная касса при этом никуда не девается: речь про то, где ведётся учёт, а не про то, чем пробивать чек.
Товар в прокате продаётся не ради оборота, а ради маржи: она обычно выше, чем на аренде, и держит выручку в межсезонье. Чтобы этим управлять, нужно видеть не только сумму продаж, но и то, какие позиции берут вместе с арендой, а какие лежат мёртвым грузом.
Отчёты показывают продажи в разрезе позиций и филиалов, поэтому решение «привезти ещё» или «распродать и больше не закупать» опирается на числа, а не на ощущение продавца.
Права ролей распространяются и на товары: сотрудник точки продаёт и видит свои продажи, а изменение цен и закупки остаются за теми, кому это положено. Скидка, выданная в обход правил, остаётся в истории вместе с именем того, кто её дал.
Да, продажа и аренда идут одному клиенту и попадают в общую финансовую картину.
Да, товар числится на конкретном складе, как и техника.
Ничего: существующие позиции остаются услугами проката, товары заводятся отдельно.
Система ведёт учёт продажи; чем пробивать чек — вопрос вашей кассовой техники, и он решается независимо.